S’affranchir de la distance

Les e-meeting sont de plus en plus souvent utilisés dans un contexte professionnel pour présenter ces produits et ces services. L’objectif peut être d’adresser plus de monde, de s’affranchir des frontières territoriales ou tout simplement de réduire les coûts et de gagner du temps.

Dans la pratique, les e-meeting ne permettent pas toujours de s’affranchir d’une réunion physique … mais ils permettent au minimum de mieux qualifier vos rendez-vous.

Une fois le logiciel maîtrisé, il devient utile au quotidien, pour organiser des réunions spontanées ou tout simplement pour remplacer un échange téléphonique (fini les : je t’envoie le document par mail … tu l’as reçu ? Bon alors ouvres le à la page 15…).

La formation n’est pas le seul domaine d’application des classes virtuelles et le télé-travailleur peut y trouver de multiples usages. Elles sont en effet très utile pour rencontrer ces prospects et qualifier ainsi au mieux leurs attentes. Pendant un projet, ces classes virtuelles deviennent un vrai lieu de réunion, planifiées ou spontanés.

Il me semble donc important que chacun prenne ces outils en main ! En 2008, je publiai un article nommé Utiliser les solutions d’e-meeting pour réduire la distance, les conseils qui y sont donnés sont toujours valables

Suite à ces première informations, voici un article plus complet dédié à l’animation d’une formation. La majorité des conseils restent valables quelques soit l’utilisation de la classe virtuelle, en voici dont un extrait :

illustration: credit: Andrea Mercado

Accompagner les utilisateurs

Ce dispositif est encore peu connu, aussi l’accompagnement des utilisateurs avant l’utilisation même de la classe virtuelle est très importante.

Les 12 conseils présentés sur SiLoinSiProche commencent d’ailleurs par 4 conseils permettant de faciliter l’accès des utilisateurs à leur environnement de travail. Pour aller plus loin, je vous invite à compléter cette préparation par les éléments suivants :

• Affichage à coté du poste de l’utilisateur d’une fiche « connectez-vous en 4 étapes«  afin de détailler (photo à l’appui) les étapes de connexion (il n’y en a pas forcément 4). De l’ouverture de la session, jusqu’au lancement de l’assistant vidéo/audio de la classe virtuelle. Idéalement, les différentes étapes sont résumée sur une seule feuille A4.
• Mise à disposition d’un numéro hotline [...] Indiquez un numéro de téléphone (si possible indépendant du FAI fournissant votre connexion internet) peut s’avérer salutaire en cas de problème d’accès à internet.
• Mise à disposition d’un casque/micro (pourquoi ne pas en offrir un à vos clients ?)
• Envoi d’une démo en vidéo lors du mail d’invitation

Démarrage de la session

Lors du démarrage de la session, il faudra penser à ne pas zapper les « fondamentaux » de l’animation :

• Vérifier le bon fonctionnement des environnements de travail. Ne vous contentez pas de voir l’avatar (ou le prénom) du participant dans la zone « personnes connectées », mais vérifiez que les participants vous entendent bien et qu’ils peuvent s’exprimer (=qu’ils savent comment + que le matériel fonctionne)
• Vérifier que les personnes présentent visent le même objectif que vous
• Créer du lien avec son/ses participants, les laisser s’exprimer et mieux encore : les laisser devenir acteurs !

Tout au long de la session

Tout au long du cours, il vous faudra captiver l’attention de votre auditoire, vérifier que les points évoqués sont bien compris … si possible en passant à une phase pratique pendant laquelle les participants vont pouvoir manipuler. Lorsqu’il n’est pas possible de passer par une phase pratique, il faut demander aux participants de restituer ce qu’ils ont compris, par exemple en l’expliquant à leur tour et/ou en validant les explications des autres participants.

Il faut se détacher de la technique pour pouvoir se concentrer sur la pédagogie. Cela veut dire que les formateurs doivent être formés, entraînés et doivent remettre en cause fréquemment leur animation afin de l’améliorer

[...]

Captiver son auditoire

Animer sa première intervention en classe virtuelle est une expérience similaire à l’animation de votre première intervention en présentiel. Si vous ne connaissez pas parfaitement votre contenu, vous ne serez pas assez à l’écoute des participants, vous hésiterez sur votre discours, mélangerez vos diaporamas, chercherez vos polycopiés … bref vous serez concentré sur vous même, sur votre animation et non sur la réaction des participants.

En salle ou en classe virtuelle, l’attention de l’animateur doit se porter sur l’attitude des apprenants ! Les fonctionnalités permettant de mieux cerner chaque apprenant sont donc à découvrir dans le détail afin d’identifier les techniques qui vous permettront de mieux cerner le ressenti de chaque apprenant. Les sondages en temps réel ne sont pas toujours évocateurs, cherchez donc d’autres techniques. Par exemple, certaines classes virtuelles permettent au formateur de passer de poste en poste pour regarder ce qui se passe sur les écrans.

Rester concentré de longues minutes sur son écran n’est pas aisé, pour le formateur comme pour l’apprenant d’ailleurs ! Allégez votre animation en ménageant de courtes pauses, laissez une place importante à l’échange oral et à l’humour

Si le rythme de votre intervention est adapté à son public, il ne décrochera pas et sera étonné quand vous annoncerez que la rencontre touche à sa fin ! C’est un des gros avantages des réunions en classes virtuelles, le participant est dans un environnement qu’il connaît généralement peu, il est déconnecté de son quotidien (ne voit que son écran, n’entends que ce qui se dit sous le casque) et il suffit que l’animation soit bonne pour que le temps passe sans que l’on s’en rende compte. Comme un bon film, on peu resté captivé sans voir le temps défiler !

Un autre petit détail : n’oubliez pas votre bouteille d’eau et vérifiez que les participants ont bien la leur. Il est toujours peu confortable de déclencher des pauses suite à une quinte de toux … ou d’aller se servir un verre d’eau toutes les 20 minutes

Se remettre en question

Le meilleur conseil est certainement d’enregistrer vos formations et de prendre le temps de les visionner. En effet, ces vidéos ne servent pas qu’à l’apprenant qui souhaite réviser … elles servent aussi aux formateurs qui souhaitent s’observer. Si vous travaillez dans un centre de formation (et qu’il y a donc plusieurs formateurs qui travaillent en équipe), visionner les vidéos de vos collègues et demandez leur de visionner les vôtres. L’échange qui s’ensuivra sera certainement plus constructifs que tout les cours que vous pourrez prendre sur le thème de l’animation

Pour en savoir plus

Enfin, je vous invite à lire :

• Animer une classe virtuelle,
• Conseils pour une bonne utilisation de la VoIP,
• Classe virtuelle et coupures de connexion internet,
• Classes virtuelles, VoIP: gérer le décalage.